> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://docs.naco.company/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://docs.naco.company/hr/onboarding/onboarding-process.md).

# Onboarding Process

The onboarding process from signed contract to fully operational, with forms F01–F06. / Quy trình onboarding từ hợp đồng đã ký đến vận hành đầy đủ, kèm F01–F06.

## ONBOARDING PROCESS / QUY TRÌNH ONBOARDING

*Naco Group VN JSC — Owner: Head of HR / Phụ trách: Trưởng phòng HR — All onboarding takes place at HQ. No outlet-floor onboarding. / Mọi buổi onboarding diễn ra tại HQ. Không onboarding tại sàn cơ sở.*

### Purpose / Mục đích

This page defines the onboarding process: from signed contract to fully operational. One process, applied company-wide across all outlets and departments. Forms F01–F06 referenced here are published in this section. / Trang này định nghĩa quy trình onboarding: từ hợp đồng đã ký đến vận hành đầy đủ. Một quy trình, áp dụng toàn công ty cho mọi cơ sở và phòng ban. Các biểu mẫu F01–F06 nêu tại đây được công bố trong mục này.

**Trigger / Kích hoạt:** Signed contract. Contract is signed before day one. No exceptions. / Hợp đồng đã ký. Hợp đồng ký trước ngày làm việc đầu tiên. Không ngoại lệ.

### Steps / Các bước

* Employee Document Checklist opened (F01). / Mở Danh mục Hồ sơ Nhân viên (F01).
* Employee delivers 2 photographs (3×4 cm). / Nhân viên nộp 2 ảnh (3×4 cm).
* Dual employee file created: digital (02 \_ Employee Files) and physical (signed originals, kept at HQ). Same structure, mirrored. / Tạo hồ sơ kép: bản số (02 \_ Employee Files) và bản giấy (bản gốc đã ký, lưu tại HQ). Cùng cấu trúc, đối xứng.
* Employee Directory row created. Role Code is entered first; title, department, and reporting line derive automatically. / Tạo dòng trong Employee Directory. Nhập Mã Vị trí trước; chức danh, phòng ban và cấp báo cáo tự động suy ra.
* Email and system access set up according to role. / Cấp email và quyền truy cập hệ thống theo vị trí.
* Day one at HQ: briefing on the Internal Labor Regulations and company policies, as published at docs.naco.company. / Ngày đầu tại HQ: phổ biến Nội quy Lao động (ILR) và chính sách công ty, như công bố tại docs.naco.company.
* Food Safety Training completed (kitchen, bar, and floor positions). Training record filed (F02). / Hoàn thành Đào tạo An toàn Thực phẩm (vị trí bếp, bar và phục vụ). Lưu hồ sơ đào tạo (F02).
* Data Consent signed individually (F03). / Ký Đồng ý Xử lý Dữ liệu Cá nhân từng người (F03).
* Employee Information Form completed (F04). / Hoàn thành Phiếu Thông tin Nhân viên (F04).
* Assets issued and Asset Handover signed (F06). / Cấp tài sản và ký Bàn giao Tài sản (F06).
* Contract includes an acknowledgment clause: the employee confirms having read the ILR and applicable policies as published at docs.naco.company. / Hợp đồng bao gồm điều khoản xác nhận: nhân viên xác nhận đã đọc ILR và các chính sách áp dụng như công bố tại docs.naco.company.
* HR tracks completion on the Onboarding Checklist (F05). / HR theo dõi tiến độ trên Danh mục Onboarding (F05).
* Probation period per ILR §1.7. / Thời gian thử việc theo ILR §1.7.

### Exit Criteria / Điều kiện hoàn thành

Checklist complete and probation passed. The employee is then fully Active. / Danh mục hoàn tất và qua thử việc. Nhân viên chuyển sang trạng thái Chính thức.

### Output / Kết quả

Complete digital and physical employee folder. Directory form statuses marked as Signed. / Hồ sơ nhân viên bản số và bản giấy hoàn chỉnh. Trạng thái biểu mẫu trong Directory đánh dấu Đã ký.

### Forms / Biểu mẫu

* F01 — Employee Document Checklist / Danh mục Hồ sơ Nhân viên
* F02 — Food Safety Training Record / Hồ sơ Đào tạo An toàn Thực phẩm
* F03 — Personal Data Consent / Đồng ý Xử lý Dữ liệu Cá nhân
* F04 — Employee Information Form / Phiếu Thông tin Nhân viên
* F05 — Onboarding Checklist / Danh mục Onboarding
* F06 — Asset Handover / Bàn giao Tài sản