> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://docs.naco.company/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://docs.naco.company/hr/onboarding/form-pack/f03-data-consent.md).

# F03 — Data Consent

Personal data consent under Decree 13/2023/ND-CP. Signed at hiring. / Đồng ý xử lý dữ liệu cá nhân theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP. Ký khi tuyển dụng.

## PERSONAL DATA CONSENT / ĐỒNG Ý XỬ LÝ DỮ LIỆU CÁ NHÂN

*Naco Group VN JSC — Onboarding Form 03 / Biểu mẫu Onboarding 03 — Issued under Decree No. 13/2023/ND-CP on Personal Data Protection. Completed and signed by the employee at hiring. Filed in the employee's personnel folder. / Ban hành theo Nghị định số 13/2023/NĐ-CP về Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân. Nhân viên hoàn thành và ký khi tuyển dụng. Lưu trong hồ sơ nhân sự của nhân viên.*

| **Employee full name / Họ và tên nhân viên**        |   |
| --------------------------------------------------- | - |
| **Role / Code / Vị trí / Mã**                       |   |
| **Citizen ID (CCCD) number / Số Căn cước công dân** |   |

#### 1. What Data the Company Processes / Dữ liệu Công ty xử lý

* Identification and contact data: name, date of birth, CCCD, photos, address, phone, email. / Dữ liệu định danh và liên hệ: họ tên, ngày sinh, CCCD, ảnh, địa chỉ, điện thoại, email.
* Employment administration data: tax code, social insurance code, bank account for payroll, contract and role information. / Dữ liệu quản lý lao động: mã số thuế, mã số bảo hiểm xã hội, tài khoản ngân hàng nhận lương, thông tin hợp đồng và vị trí.
* Work records: attendance, rosters, training, performance, and — where they occur — incident and disciplinary records. / Hồ sơ công việc: chấm công, lịch làm việc, đào tạo, hiệu suất, và — khi phát sinh — hồ sơ sự cố và kỷ luật.
* Health data (sensitive data): the health certificate required for food handling, illness reports under the food safety rules, and work-accident records where they occur. / Dữ liệu sức khỏe (dữ liệu nhạy cảm): giấy khám sức khỏe bắt buộc đối với nhân viên chế biến và phục vụ thực phẩm, báo cáo ốm theo quy định an toàn thực phẩm, và hồ sơ tai nạn lao động khi phát sinh.
* Images: workplace camera (CCTV) recordings in operational and security areas, where lawfully installed. / Hình ảnh: ghi hình camera (CCTV) tại khu vực vận hành và an ninh nơi làm việc, nơi được lắp đặt hợp pháp.
* Emergency contact: name and phone of the person the employee designates. / Liên hệ khẩn cấp: họ tên và số điện thoại của người nhân viên chỉ định.

#### 2. Why the Company Processes It / Mục đích xử lý

Only for: administering the employment relationship (contract, payroll, scheduling, training, performance); meeting legal obligations (tax, social insurance, labor and food safety compliance); protecting safety, assets, and security at the workplace; and contacting the designated person in an emergency. The Company does not sell personal data or use it for purposes outside the employment relationship. / Chỉ nhằm: quản lý quan hệ lao động (hợp đồng, lương, lịch làm việc, đào tạo, hiệu suất); thực hiện nghĩa vụ pháp lý (thuế, bảo hiểm xã hội, tuân thủ lao động và an toàn thực phẩm); bảo vệ an toàn, tài sản và an ninh tại nơi làm việc; và liên hệ người được chỉ định trong trường hợp khẩn cấp. Công ty không bán dữ liệu cá nhân và không sử dụng cho mục đích ngoài quan hệ lao động.

#### 3. Who Can See It / Ai được tiếp cận

Inside the Company: only HR and the persons whose duties require it, under the confidentiality rules of the Internal Labor Regulations (Section 6.5). Outside the Company: state authorities where the law requires it (tax, social insurance, labor, food safety); the payroll bank; and professional advisors (legal, accounting) bound by confidentiality, where genuinely needed. / Trong Công ty: chỉ HR và những người mà nhiệm vụ yêu cầu, theo quy định bảo mật của Nội quy Lao động (Mục 6.5). Ngoài Công ty: cơ quan nhà nước khi pháp luật yêu cầu (thuế, bảo hiểm xã hội, lao động, an toàn thực phẩm); ngân hàng chi trả lương; và đơn vị tư vấn chuyên môn (pháp lý, kế toán) có nghĩa vụ bảo mật, khi thực sự cần thiết.

#### 4. How Long / Thời hạn lưu trữ

For the duration of employment, plus the retention periods required by law for employment, tax, social insurance, and accounting records. After that, data is deleted or anonymized. / Trong suốt thời gian làm việc, cộng với thời hạn lưu trữ pháp luật yêu cầu đối với hồ sơ lao động, thuế, bảo hiểm xã hội và kế toán. Sau đó, dữ liệu được xóa hoặc ẩn danh hóa.

#### 5. The Employee's Rights / Quyền của nhân viên

Under Decree 13/2023/ND-CP, the employee may: access their data; request correction of inaccurate data; request deletion where legal retention does not require keeping it; withdraw this consent; and complain to the Company or the competent authority. Requests go to HR and are answered within the legal timelines. Note: some processing is required by law regardless of consent — tax, social insurance, and labor records — and withdrawal of consent does not affect processing the law requires, nor processing already lawfully performed. / Theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP, nhân viên có quyền: truy cập dữ liệu của mình; yêu cầu chỉnh sửa dữ liệu không chính xác; yêu cầu xóa khi pháp luật không yêu cầu lưu trữ; rút lại sự đồng ý này; và khiếu nại với Công ty hoặc cơ quan có thẩm quyền. Yêu cầu gửi đến HR và được trả lời trong thời hạn pháp luật quy định. Lưu ý: một số hoạt động xử lý là bắt buộc theo pháp luật bất kể sự đồng ý — hồ sơ thuế, bảo hiểm xã hội và lao động — và việc rút lại sự đồng ý không ảnh hưởng đến việc xử lý pháp luật yêu cầu, cũng như việc xử lý đã thực hiện hợp pháp trước đó.

#### 6. Consent / Đồng ý

I have read and understood this form. I voluntarily consent to the processing of my personal data, including the health data described above, for the purposes and within the limits stated here. / Tôi đã đọc và hiểu biểu mẫu này. Tôi tự nguyện đồng ý cho việc xử lý dữ liệu cá nhân của tôi, bao gồm dữ liệu sức khỏe nêu trên, cho các mục đích và trong phạm vi được nêu tại đây.

| **Employee name / Họ tên nhân viên** | **Signature / Chữ ký** | **Date / Ngày** |
| ------------------------------------ | ---------------------- | --------------- |
|                                      |                        |                 |